Prima di firmare con la band, fate queste tre domande

Se al ricevimento userete musica del repertorio tutelato da SIAE, ottenete il permesso prima della festa. Se organizzate voi il matrimonio, assicuratevi che la pratica venga fatta. Potete occuparvene direttamente oppure concordare con la wedding planner o con la direzione della location chi vi aiuterà a gestirla.

La richiesta si fa sul Portale Feste Private. Indicate il numero effettivo di invitati e come verrà usata la musica. Se avete una band e poi un DJ, il permesso deve coprire entrambe le modalità, anche quando il DJ set è breve o fa parte dello stesso servizio. Per costi, procedura e responsabilità, trovate tutti i passaggi nella guida al permesso SIAE per il matrimonio.

In due righe. Richiedete il permesso prima della festa. Se qualcuno se ne occupa per voi, fatevi mandare il permesso rilasciato e la ricevuta. Se siete voi a organizzare l’evento, il controllo resta a voi.

Agibilità qui vuol dire possibilità di agire, cioè di esibirsi o lavorare a quello specifico evento. Il certificato INPS, spesso chiamato agibilità ex ENPALS, riguarda l’impiego di artisti e tecnici dello spettacolo. Nei casi previsti va richiesto prima della prestazione. Quando il certificato è necessario e manca, chi ha l’obbligo di richiederlo o custodirlo può essere esposto a contestazioni. Se un controllo accerta irregolarità che giustificano la sospensione dell’attività, anche la musica può fermarsi.

L’agibilità riguarda i rapporti di lavoro autonomo e di collaborazione nei casi previsti. Se ingaggiate un servizio completo, chiedete al fornitore chi contrattualizza i musicisti e chi cura la pratica. Alcuni musicisti autonomi devono richiederla direttamente. Per i lavoratori subordinati il certificato non è richiesto e restano gli adempimenti del loro rapporto di lavoro. Quando l’agibilità serve, fate concordare al fornitore e alla location chi riceve e conserva la copia. Se ingaggiate direttamente un musicista che la richiede in proprio, può spettare a voi custodirla. Controllate che riguardi il vostro evento e che eventuali sostituzioni nella formazione siano gestite.

Se il musicista dice «Sono esente, sto sotto i 5.000 euro»

Chiedete su quale esenzione si basa e quali adempimenti restano da fare. La soglia di 5.000 euro riguarda il compenso lordo annuo per determinate esibizioni musicali dal vivo e si applica solo a categorie precise. Tra queste rientrano, con i relativi requisiti, studenti fino a 25 anni, pensionati sopra i 65 anni e persone che, nello stesso periodo, versano già contributi obbligatori a un’altra gestione per la propria attività lavorativa. Chi ingaggia il musicista deve verificare che ricorrano le condizioni.

Che cos’è l’UNILAV?

È il modello per comunicare il rapporto di lavoro ai servizi per l’impiego nei casi previsti. Indica, tra le altre cose, chi ingaggia, chi lavora, da quando e con quale tipo di contratto. L’esenzione ex ENPALS riguarda gli adempimenti previdenziali previsti per quella prestazione. L’UNILAV resta dovuto quando lo richiede il tipo di rapporto, per esempio in caso di assunzione. Nei casi in cui sono richiesti entrambi i documenti, vanno gestiti entrambi.

In due righe. Chiedete l’agibilità per tutti i musicisti e i tecnici per cui è dovuta. Se il fornitore dichiara un’esenzione, chiedete il motivo e la ricevuta dell’UNILAV, quando dovuto. Se nessuno dei due documenti è richiesto, fatevi spiegare perché e chiedete i dati della partita IVA, la visura se il fornitore è iscritto al Registro delle Imprese e la fattura.

Se il deposito è un acconto sul prezzo del servizio, chiedete la fattura dell’acconto. Il pagamento anticipato di una parte del corrispettivo va documentato fiscalmente per l’importo versato. Il saldo può essere pagato prima o dopo il matrimonio, secondo il contratto, e va fatturato per la parte ancora da fatturare. Se il contratto prevede una caparra confirmatoria, chiedete al fornitore come verrà documentata, perché ha un trattamento fiscale diverso dall’acconto.

Conservate contratto, fatture e ricevute dei pagamenti nella stessa cartella. In caso di verifica, insieme documentano chi avete ingaggiato, per quale servizio e quali somme avete versato. Prima di pagare, fatevi indicare chiaramente chi emetterà la fattura, soprattutto se il preventivo arriva da un’agenzia e a esibirsi sarà un’altra formazione.

In due righe. Fatevi mandare la fattura dell’acconto e quella del saldo, secondo i pagamenti concordati. Conservatele insieme al contratto e alle ricevute.

Chiedete alla direzione della location di mandare al fornitore l’elenco dei documenti richiesti e la scadenza per consegnarli. Un DJ con una postazione a terra e una band con palco e fari sospesi richiedono verifiche diverse. Il fornitore conosce le attrezzature che porta, la location conosce gli spazi in cui dovrà usarle.

• DURC. Il Documento unico di regolarità contributiva riguarda la posizione del fornitore. Se la location lo richiede o è previsto per l’affidamento, fate verificare che sia disponibile e in corso di validità.
• DVR e rischi interferenti. Il DVR è il documento con cui il datore di lavoro valuta i rischi della propria attività. Per i rischi che nascono quando più fornitori lavorano nello stesso spazio, il soggetto responsabile del coordinamento raccoglie le informazioni necessarie e, quando previsto, predispone il DUVRI. Pensate ai tecnici che stendono i cavi proprio mentre il catering attraversa la sala con i carrelli. Sapere chi monta, dove e a che ora aiuta a evitare quel problema.
• Impianti, attrezzature e strutture. Fate chiarire chi fornisce l’alimentazione, chi installa eventuali impianti e quali documenti tecnici servono. La conformità delle singole apparecchiature audio e luci è distinta dalla dichiarazione di conformità di un impianto installato, quando prevista. Se il progetto comprende un palco, una struttura o carichi sospesi, chiedete che i tecnici concordino anche le verifiche di montaggio e sicurezza applicabili.

Gli obblighi tecnici spettano ai soggetti che, secondo il caso, affidano, gestiscono o eseguono i lavori. Come coppia, chiedete al referente della location una conferma semplice prima dell’evento. Ha ricevuto quello che serve per l’allestimento concordato? C’è ancora qualcosa da chiarire con la band, il DJ o il service?

In due righe. Fate inviare alla location DURC, documenti sui rischi e dichiarazioni di conformità applicabili al vostro allestimento. Chiedete alla direzione di confermarvi prima della festa che ha ricevuto tutto quello che serve.